Hjärnan behöver också omtanke
Företag behöver skapa en arbetsmiljö som gör det möjligt för våra hjärnor att prestera sitt bästa. Och vi behöver koppla ner ibland.
Både företagen och de enskilda medarbetarna glömmer ofta en viktig faktor för att våra arbetsresultat ska bli så bra som möjligt – våra hjärnor. De flesta motarbetar sina
egna hjärnor och arbetsmiljön förvärrar ofta situationen.
”Den största faran, både för företagen och de enskilda medarbetarna, är att vi inte har någon kunskap om hur hjärnan fungerar”, konstaterar Tomas Dalström.
Han har en bakgrund som copywriter, men är idag journalist, författare och föreläsare, med inriktning på hjärnan, och har under flera år intervjuat forskare och andra specialister om hjärnans funktioner och bland annat skrivit boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag – så här kan du återställa den”, som nominerades till Årets Marknadsföringsbok 2017.
UNDER 2018 HAR han kommit med ett uppföljande manifest, med titeln ”Det har aldrig varit lättare att lyckas”.
”Jag ville minst av allt skriva en deprimerande bok, istället något som kan vara till hjälp för att förstå hjärnan. Vi är ju så noga idag med vad vi äter och vi anlitar personliga tränare, för att hålla oss i form. Om vi också börjar förstå och bry oss om hjärnan, är det till lika stor hjälp”, förklarar Tomas Dalström.
Genom att försvåra för hjärnan att fungera på bästa sätt, blir medarbetare mindre effektiva, mer stressade och mår på sikt sämre. För företaget betyder det samtidigt försämrade resultat, både när det gäller lönsamhet och kvalitet på jobben.
En viktig faktor för vår hjärnstress är arbetsmiljön. Den som har sin arbetsplats i ett öppet kontor kan, enligt forskningen, blir störd 43 gånger under en arbetsdag, det vill säga var elfte minut. Och varje gång man blir störd, kan det ta upp till 25 minuter att komma tillbaka mentalt till den ursprungliga arbetsuppgiften.
MÅNGA FÖRETAG HAR valt olika former av öppna kontorslösningar, ofta av ekonomiska skäl. Ju färre väggar, desto ”effektivare” arbetsytor. Men det innebär samtidigt mer ineffektiva medarbetare.
Jan Granath, som är professor emeritus i arkitektur har visat att besparingen snabbt försvinner i en störande miljö.
ENLIGT EN VANLIG tumregel är kostnaden för en arbetsplats 10 procent av lönekostnaden. Vilket innebär att om lönekostnaden är 50 000 kronor i månaden (en lön på 33 000 kronor plus sociala avgifter med mera) så är arbetsplatsens kostnad 5 000 kronor.
Om man då lyckas minska arbetsplatskostnaden med tio procent, så motsvarar det 500 kronor. Men om medarbetarnas effektivitet samtidigt minskar med en procent innebär det att vinsten raderas (en procent på 50000 är också 500 kronor).
Men det är troligt att effektiviteten minskar betydligt mer. Helena Jahncke är docent i arbetshälsove-tenskap och forskare vid Högskolan i Gävle, samt analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap.
Hon har skrivit en avhandling på temat “Cognitive Performance and Restoration in Open-Plan Office Noice”. Där har hon visat hur våra prestationer minskar med två till fyra procent redan när man gör något så okomplicerat, som att skriva ett kort sms eller annat enkelt meddelande, om man samtidigt hör en röst i närheten som stör. Och det är inte mycket under arbetsdagen som kräver så liten ansträngning av hjärnan som att skriva ett sms.
EN AV HENNES doktorander visade på effekterna av att bli störd under en kreativ process: Deltagarna på en skrivarkurs får två ord som exempelvis sommaräng och stig, och på fem minuter ska de skriva en text där orden ingår. Också där handlar det om att hämta information från långtidsminnet, men inga övriga uppgifter eller fakta behöver kontrolleras. Om man i det läget blir störd, så minskar prestationen med sju procent.
Det innebär alltså att effektivitetsförlusten i exemplet ovan blir 3 500 kronor. En minskad arbetsplatskostnad, skulle med andra ord kunna medföra en totalförlust på 3 000 kronor.
Med så många störningsmoment under arbetsdagen krävs en hel del övertid, för att hinna med allt.
”För att ta igen förlorad tid eller kunna slutföra dagens jobb, finns det forskning som visat att man kan behöva arbeta 86 minuter extra varje dag”.
Det är 18 procent av en normal arbetsdag. Eller, en extra kostnad på 9 000 kronor per månad, vid en lönekostnad på 50 000 kronor.
DEN NEGATIVA UTVECKLINGEN har accelererat under de senaste 10 åren. Det vill säga, sedan vi fick mobila bredband. Med det har smarta mobiler och läsplattor fått allt större plats i våra liv. Vi förvärrar den störande arbetsmiljön med att ständigt kolla våra mobiler och sociala medier. En amerikansk studie har visat att tre av fyra anställda ägnar två timmar eller mer åt privata aktiviteter under en arbetsdag. Vilket både påverkar deras eget arbetsresultat, men även kollegernas arbetssituation.
Vi kanske tror att det inte spelar så stor roll att vi gör en snabbkoll på Facebook eller läser ett sms, medan vi arbetar eller sitter i ett möte. Men föru-tom att det irriterar alla andra, så minskar vår produktivitet.
”Lägg till det att din uppmärksamhet och ditt minne blir sämre när du multitaskar. Du kommer inte in mentalt i en ny uppgift lika snabbt som den som gör färdigt en sak i taget. Och du är inte lika effektiv. American Psychological Association slår fast att multitasking kan minska produktiviteten med 40 procent på individuell nivå”, skriver han.
ALLTFLER MÄNNISKOR GÖR idag mötesanteckningar direkt på en laptop eller läsplatta. Men det blir också en form av multitasking och anteckningarna mindre effektiva, än om de skrivs för hand.
Vi skriver mer eller mindre automatiskt för hand, medan vi behöver koncentrera oss mer på själva skrivandet, om vi använder ett tangentbord, för att exempelvis hitta rätt tangenter, radera och skriva om när det blir fel och så vidare.
Det är dessutom dubbelt så svårt att förstå det man läser på en mobil, jämfört med på en dator, som i sin tur är svårare att läsa på än på papper.
”Allt arbete som kräver tankearbete behöver också lugn och tystnad. Det kan gälla kreativt arbete, eller andra former av skrivjobb. Eller andra koncentrationskrävande uppgifter som att läsa, analysera, dra slutsatser, göra beräkningar, sammanställa, argumentera och replikera”, förklarar Tomas Dalström, som i sin bok beskrivit hur forskaren Marcus Raichle studerat hur kreativa idéer uppstår i hjärnan. Med hjälp av datortomografi kunde han se hur hjärnan, när den kopplar av, sänder signaler i ”det defaulta nätverket”.
”När det startar kopplar inte ett minne ihop sig med ett grannminne, utan med ett som finns längre bort. Vi gör ett tankesprång. Det är så kreativa idéer uppstår. Det är pausen som drar igång det defaulta nätverket”, skriver Tomas Dalström och citerar Pontus Wasling, som forskar om kreativitet på Sahlgrenska universitetssjukhuset:
”Det handlar om att frigöra tid och rum, eftersom det tar tid innan allt tystnar. Det är först då som det kan börja arbeta åt dig. Du kan inte lyssna på musik, sitta i kontorslandskap eller låta dig störas på något annat sätt.”
SÅ EGENTLIGEN ÄR det rätt enkelt att rätta till det som blivit fel samt förbättra både effektiviteten och lönsamheten i företagen. Lika lätt kan det vara att stimulera kreativiteten och förbättra hälsan och välmåendet hos medarbetarna.
Om vi lär oss förstå hjärnan, inser vi att vi måste skapa lugn och ro på arbetsplatsen. Om vi tar en sak i taget samt kopplar ner och kopplar av med jämna mellanrum, då kommer vi också att fungera bättre.
Carin Fredlund